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Vereinsinterne Verarbeitung der Daten
Mit dem Beitritt eines Mitglieds nimmt der Verein folgende personenbezogene Daten auf:
• Vor- und Zuname
• Geschlecht
• Anschrift, Kommunikations- und Bankverbindungsdaten
• Geburts- und Beitrittsdatum
• Instrument und Mitwirkung in Orchestergruppierungen des Vereins
Die personenbezogenen Daten werden in einem EDV-System gespeichert, welches durch technische und organisatorische Maßnahmen vor einem unberechtigten Zugriff Dritter geschützt ist.
Sonstige Informationen und Informationen über Nichtmitglieder werden von dem Verein intern nur erhoben und verarbeitet, wenn sie zur Erfüllung des Vereinszweckes nützlich sind und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung entgegensteht.
Mitgliederverzeichnisse werden nur an Vorstandsmitglieder und sonstige Mitglieder ausgehändigt, die im Verein nach Satzung eine besondere Funktion ausüben oder wenn die Kenntnis der Mitgliederdaten für die Umsetzung der Vereinsziele erforderlich sind.
Beim Austritt von Mitgliedern werden alle gespeicherten Daten archiviert. Die archivierten Daten werden ebenfalls durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt. Die archivierten Daten dürfen ebenfalls nur zu vereins- bzw. verbandsinternen Zwecken verwendet werden.
Personenbezogene Daten des austretenden Mitglieds, die die Kassenverwaltung des Vereins betreffen, werden gemäß den steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn Kalenderjahre ab der Wirksamkeit des Austritts durch den Verein aufbewahrt. Danach werden diese Daten gelöscht.
Übermittlung von Daten bei der Blasmusik-Kreisverband
Als Mitglied des Blasmusik-Kreisverbandes Rottweil-Tuttlingen ist der Verein verpflichtet, seine aktiven Mitglieder an den übergeordneten Kreisverband zu melden. Die Datenweitergabe in einem datentechnisch verschlüsselten Verfahren an den Kreisverband, einem Dachverband im Verhältnis zum Verein, stellt eine Datenübermittlung i.S.d. §3 Abs. 4 Satz 2 Nr. 3 BDSG dar.
Übermittelt werden dabei personenbezogene Daten nach dem Meldestandard des Kreisverbandes.
Dies sind insbesondere bei aktiven Mitgliedern folgende Daten:
• Vor- und Nachname, Anschrift, Geburtsdatum, Geschlecht, Instrument
• Ehrungsdaten und Qualifikationen (z.B. D-Prüfungen)
• Beitrittsdatum der aktiven Mitgliedschaft
• Mitwirkung in Orchestergruppierungen des Vereins
• Bei Funktionsträger: Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Funktionsbezeichnung und Zeitraum der Funktionsausübung
Fördernde Mitglieder sowie Ehrenmitglieder werden nur statistisch, also ohne namentliche Meldung übermittelt.
Der Verein stellt bei Abgabe einer Mitgliedermeldung an den übergeordneten Kreisverband sicher, dass die Daten ausschließlich für verbandsinterne Zwecke verwendet werden dürfen, eine
Einwilligung zur Verarbeitung, Speicherung und Veröffentlichung personenbezogener
Daten durch den Musikverein Hopfau e.V. – Fassung vom 05.09.2022
Seite 2
Überlassung an Dritte ist untersagt bzw. bedarf der schriftlichen Einwilligung der Mitglieder des Vereins.
Öffentlichkeitsarbeit
Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit zu Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten z.B. in Aushängen und Flyern, auf der Internetseite und in sozialen Medien veröffentlicht sowie an die Presse und an das Mitteilungsblatt weitergegeben. Hierzu zählen folgende Daten:
• Vor- und Nachname, Geschlecht, Geburtsdatum bzw. Jahrgänge
• erbrachte Leistungen / Ehrungen
• Fotos im Zuge von Vereinsaktivitäten / Auszeichnungen
• Funktionsträger: Funktionsbezeichnung, Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse und Telefonnummer werden auf der Internetseite des Vereins veröffentlicht
Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung schriftlich widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleiben in Bezug auf das widersprechende Mitglied weitere Veröffentlichungen. Personenbezogene Daten des widersprechenden Mitglieds werden von der Internetseite sowie von den Vereinsseiten in sozialen Medien entfernt.
Rechte der Betroffenen
Alle Betroffenen sind gemäß § 34 BDSG jederzeit berechtigt, um umfangreiche Auskunftserteilung zu den zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu ersuchen. Gemäß § 35 BDSG kann jederzeit die Berichtigung, Löschung und Sperrung einzelner personenbezogener Daten verlangt werden.
Darüber hinaus kann jederzeit schriftlich beim Vorstand und ohne Angabe von Gründen von dem Widerspruchsrecht Gebrauch machen und die erteilte Einwilligungserklärung mit Wirkung für die Zukunft abändern oder gänzlich widerrufen werden.
Salvatorische Klausel
Sollten einzelne Bestimmungen dieser Einwilligungserklärung ganz oder in Teilen unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, berührt dies nicht die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen. Entsprechendes gilt im Fall von Lücken.